Personvernerklæring

Vår personvernoppgave
Vi gjør følgende:

• Oppbevarer dine persondata trygt
• Selger ikke dine data til tredjeparter
• Gir deg muligheter til å håndtere og gjennomgå hvordan vi til enhver tid
  bruker dine personopplysninger.

Vi forplikter oss til å beskytte og respektere ditt personvern.
Våre retningslinjer for personvern danner grunnlaget for hvordan alle personopplysninger vi samler inn fra deg, eller som du gir til oss, skal behandles. Våre retningslinjer for personvern vil fremkomme på IBOX`s nettsider.
Om du er eksisterende kunde eller leverandør, har vi allerede begrensede opplysninger om deg og dine ansatte, som for eksempel for- og etternavn, kontaktinformasjon, adresser, betalingsdetaljer m.m. Å oppdatere og prosessere persondata er nødvendig for å videreføre handel mellom IBOX og deg.
Ved å fortsette å handle med IBOX eller ved å sende inn personopplysninger, godtar du denne innsamlingen, overføringen, lagringen, oppdateringen og / eller behandlingen av de opplysningene som er nødvendige for de formål de er samlet inn for.  Vi vil ta alle de nødvendige forholdsreglene for å sikre at dine opplysninger behandles på en sikker måte og i samsvar med den europeiske personvernpolitikken (GDPR).
Iblant kan vi endre denne nettversjonen av personvernerklæringen når det viser seg nødvendig ift. endringer i den europeiske forskriften, eller i forskriften i landet der den brukes. Vi vil informere deg når slike endringer gjøres.
Med unntak av personopplysninger spesifisert i denne erklæringen, samler vi inn tilleggsinformasjon fra deg, kun dersom du har valgt å gi oss denne informasjonen.

 

Bruk av informasjonen
Vi kan bruke informasjonen vi har fått om deg på følgende måter:

• Til å utføre våre plikter som oppstår som resultat av enhver kontrakt som har blitt inngått mellom deg og oss.
• Til å samsvare med enhver juridisk og/eller lovmessig pålegg i forhold til relevante kommunale lover.
• Til å sikre at innhold fra nettsiden vår presenteres for deg og din datamaskin på den mest effektive måten.
• For å gi deg informasjon, produkter eller tjenester som du krever fra oss eller som vi tror kan interessere deg.
• Til å la deg bruke interaktive egenskaper ved vår tjeneste(r), når du velger å gjøre dette.
• Til å varsle deg om endringer i våre produkter og/eller vår(e) tjeneste(r).

Hvis du er en eksisterende kunde, kan vi kontakte deg pr. e-post, telefon, trykket media eller på andre måter med informasjon angående varer og tjenester som likner på dem du allerede har kjøpt hos oss.
IBOX deler ikke personopplysninger fra kundene eller leverandører og/eller deres ansatte med tredjeparter i disse parters markedsførings øyemed.
Informasjonen som vi samler inn fra deg avhenger av hvilke aktiviteter du utfører på vår(e) side(r), enten du er logget inn eller ikke når du foretar en ordre. Vi kan samle inn, behandle, oppdatere og lagre noen eller alle av de følgende identifiserende personopplysningene om deg:

• Kontaktnavn (Fornavn og etternavn)
• Firmanavn, org.nr.
• Postadresse og / eller fysisk adresse
• Betalingsopplysninger og historikk
• Kontakt telefonnummer/-numre
• Kontakt e-postadresse(r)
• Navn på kontaktperson(er)

Eksempler på tilfeller når slik informasjon kan bli samlet inn, behandlet, beholdt eller lagret er når du:

• gir informasjonen ved å registrer en ordre i vår nettbutikk.
• Når vi gjennomfører transaksjoner gjennom vår nettside og fullfører din bestilling.
• Når du handler med oss, og ber og tilbud, priser m.m., kan dine persondata være nødvendige for å fullføre handelskontrakten.

IBOX er også avhengig av å innhente opplysninger for å fremme legitime interesser på grunnlag av juridisk korrekt behandling.
For IBOX er legitime interesser når vi har forretningsmessig eller kommersiell grunn til å bruke din. Men uansett vil legitim interesse ikke gå urettmessig imot dine rettigheter når det gjelder sikring av dine persondata – jmf. GDPR. Normalt vil IBOX være avhengig av legitime handelsinteresser når det gjelder innsamling av følgende typer personopplysninger, eller en kombinasjon av dem:

Typer personopplysninger	Beskrivelse (Eksempler)	Formål ved behandlingen av data
Identitet	Fornavn Etternavn Navn på kontaktperson/representant	Generell kommunikasjon med handelspartnere Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Finansielle opplysninger	Kredittgrenser Betalingshistorikk Bankdetaljer	Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Kontakt	Besøksadresse for leveranser Telefonnummer og/eller e-postadresser for kontakt	Generell kommunikasjon med handelspartnere Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Transaksjoner	Salgsordrer (kunder) Innkjøpsordrer (leverandører) Betaling vedr. ovennevnte	Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Kontrakter	Detaljer rundt handelsforbindelsen vi har med deg	Generell kommunikasjon med handelspartnere Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Sted	Opplysninger vi får om hvor du befinner deg, adressen der du kobler en datamaskin til internet	Generell kommunikasjon med handelspartnere Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Adferd	Informasjon om hvordan du bruker våre produkter og tjenester	Vi prøver å finne ut hvilke av våre produkter og tjenester som kan interessere deg og informerer deg om dem Utvikler produkter og tjenester, markedsfører disse, gir kommersielle tilbud
Åpne data og offentlige registre	Detaljer om deg som finnes i offentlige registre og informasjon om deg som er åpent tilgjengelig på nettet, eller som du kan ha delt gjennom sosiale media	Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser
Brukeropplysninger	Generell informasjon om hvordan du bruker våre produkter og tjenester	Generell kommunikasjon med handelspartnere
Dokumentopplysninger	Detaljer om deg som er lagret i dokumenter med forskjellig format, eller kopier av slike Disse kan inkludere kredittreferanser, generell korrespondanse m.m.	Generell kommunikasjon med handelspartnere Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss
Samtykke	Tillatelser, samtykke eller preferanser du har gitt oss Disse kan inkludere måter du ønsker at vi skal kontakte deg på, om du foretrekker papirfaktura og papirutskrifter, eller om du foretrekker e-postformat.	Generell kommunikasjon med handelspartnere Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske forpliktelser Åpenhet rundt hvordan vi innfrir våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser Hvordan vi etterkommer forskrifter som gjelder oss

 

Tabellen over viser eksempler på hvordan IBOX kan bruke dine personopplysninger, og grunnlaget for at IBOX ønsker å gjøre det.

Formål med behandling av data	Hvordan data behandles	Juridisk grunnlag for databehandling	Varighet av databehandling	Hvordan personopplysninger oppbevares
Forvaltning av vår handelsforbindelse med deg Utvikling av nye metoder for å møte dine og våre behov Utvikling og gjennomføring av markedsaktiviteter ·         For å finne ut hvordan du bruker våre produkter og tjenester ·         For å gi råd eller veiledning rundt våre produkter og tjenester ·         For å få rask tilbakemelding om våre produkter og tjenester	Samlet inn Lagret Registrert Konsultert Benyttet Formidlet eller gjort tilgjengelig på andre måter Justert eller kombinert Arkivert	Ditt samtykke (nye handelspartnere) Innfrielse av kontrakter Våre legitime interesser Våre juridiske forpliktelser	Kontraktvarighet Som foreskrevet i forskrifter om dataoppbevaring Der slike finnes, for en påloggingsperiode	Hos IBOX Statlige og regulerende myndigheter Der tredjepartsentreprenører er involvert
For å levere produkter For å sette opp og forvalte betalinger fra kunder og leverandører For å forvalte kundekontoer For å innkreve penger kunder skylder oss eller foreta utbetalinger til leverandører for penger vi eier.	Samlet inn Lagret Registrert Konsultert Benyttet Formidlet eller gjort tilgjengelig på andre måter Justert eller kombinert Arkivert	Innfrielse av kontrakter Våre legitime interesser	Kontraktvarighet Som foreskrevet i forskrifter om dataoppbevaring	Hos IBOX
For å overholde lover og forskrifter som gjelder for vårt firma For å svare på klager fra kunder og leverandører og forsøke å finne løsninger	Samlet inn Lagret Registrert Benyttet Formidlet Formidlet eller gjort tilgjengelig på andre måter Kombinert Arkivert	Innfrielse av kontrakter Våre legitime interesser Våre juridiske forpliktelser	Som foreskrevet i forskrifter om dataoppbevaring	Hos IBOX Statlige og regulerende myndigheter
Å drive selskapet vår på en effektiv og økonomisk forsvarlig måte Her inkluderes forvaltning av vår finansielle situasjon, virksomhetsstyring, planlegging, kommunikasjon, ledelse og revisjon.	Samlet inn Lagret Registrert Konsultert Benyttet Formidlet Kombinert Arkivert	Våre legitime interesser Våre juridiske forpliktelser	Kontraktvarighet Som foreskrevet i forskrifter om dataoppbevaring	Hos IBOX Statlige og regulerende myndigheter
Å utøve våre rettigheter som bestemt i kontrakter eller avtaler.	Samlet inn Lagret Registrert Konsultert Benyttet	Innfrielse av kontrakter	Kontraktvarighet Som foreskrevet i forskrifter om dataoppbevaring	Hos IBOX

Når du gir oss personopplysninger på en av våre nettsider, skjer følgende:

• du gjøres oppmerksom på at IBOX kan samle inn, oppdatere og behandle dine personopplysninger,
• du bekrefter at enhver opplysning du gir oss er sann, nøyaktig og helhetlig, og at du ikke med overlegg oppgir usann informasjon eller utgir deg for å være en annen person eller enhet, eller representerer deg selv, en annen person eller en enhet på feil måte.

Våre nettsider er ikke ment for barn. Vi vil ikke bevisst be om utfyllelse av online opplysningsskjema, eller bedrive markedsføring online, til barn.

Automatisk beslutningstaking og profilering, og spesialkategorier for personopplysninger
Ut i fra GDPR har du rett til å protestere mot automatiserte beslutninger og profilering basert på spesielle datakategorier.
Spesielle datakategorier viser til personopplysninger rundt etnisitet eller rase, medlemskap i fagforeninger, rulleblad m.m. IBOX samler ikke inn, lagrer ikke, oppdaterer ikke eller prosesserer noen form for spesialkategorier for databehandling. Om denne statusen skulle endres i fremtiden, vil IBOX oppdatere personvernerklæringen på tilsvarende måte.
Automatiske beslutninger som tas og profilering som gjøres, refererer til en prosess som tillater datasystemer å generere utfall som har rettsvirkning. Generelt foretar ikke IBOX automatiserte beslutninger og profileringer i sitt forhold med handelspartnere. Om denne statusen skulle endres i fremtiden, vil IBOX oppdatere personvernerklæringen på tilsvarende måte, og opplyse deg om den.

Hvor vi lagrer dine personopplysninger
Enhver personopplysning du gir til oss blir normalt lagret, behandlet og beholdt i et land innenfor den europeiske union (EU). Mens det er vanlig praksis for IBOX å gjøre dette, kan data overføres til og lagres i et land utenfor EU. I slike tilfeller skal IBOX forsikre at det kun er land og/eller tredjeparter som behandler persondata, som følger og er kompatible med EU-regelverket, som skal benyttes. De skal bruke medier foreskrevet av EU – GDPR.
Opplysningene kan også bli behandlet av personale som opererer utenfor EU, men som arbeider for oss som tilknyttet(ede) tjenesteleverandør(er).  Slikt personale kan arbeide med, blant annet, utføring av din bestilling, prosessering av din betalingsinformasjon og gjennomføring av supporttjenester.
Hvor vi har gitt deg (eller hvor du har valgt) et passord som gjør det mulig for deg å få tilgang til visse deler av vår nettside, er du ansvarlig for å holde dette passordet konfidensielt.  Vi ber om at du ikke deler dette passordet med noen.
Dessverre er ikke overføring av informasjon over internett fullstendig sikker.  Selv om vi gjør vårt ytterste for å sikre enhver personopplysning du deler med oss, kan vi ikke garantere sikkerheten ved opplysningene overført fra din terminal til vår nettside.
Når vi har mottatt informasjonen din, bruker vi strenge prosedyrer og sikkerhetstiltak for å forsøke å hindre uautorisert tilgang.

Vi foretar også rimelige tiltak, slik som krypterte passord, for å godkjenne din identitet før vi gir tilgang til din personlige profil.

Dine rettigheter
Iht. EU – forskriften GDPR har du følgende rettigheter:

1. Du skal motta detaljert informasjon om hva slags personopplysninger som samles inn, prosesseres og lagres.
2. Du kan rette opp feil personopplysninger som er samlet og lagret av IBOX.
3. På grunnlag av rettigheter og juridiske forpliktelser som IBOX har, kan du helt eller delvis slette dine personopplysninger av følgende årsaker:
   • IBOX har ikke lenger behov for personopplysninger ift. formålet de ble samlet inn for.
   • Du ønsker å tilbakekalle samtykket du ga for at personopplysninger skulle kunne behandles.
   • Dersom databehandlingen er basert på ytterligere legitime interesser IBOX har, kan du protestere mot slik behandling. Protesten vil bli veiet opp mot IBOX`s rettigheter og juridiske forpliktelser ved ytterligere behandling av personopplysninger.
   • Databehandlingen er i strid med loven.
4. Begrenset databehandling av personopplysninger av følgende årsaker:
   • Unøyaktigheter i personopplysningene.
   • Databehandlingen er i strid med loven.
   • IBOX har ikke lenger behov for personopplysninger ift. formålet de ble samlet inn for.
   • Dersom databehandlingen er basert på ytterligere legitime interesser IBOX har, kan du protestere mot slik behandling. Protesten vil bli veiet opp mot IBOX`s rettigheter og juridiske forpliktelser ved ytterligere behandling av personopplysninger.
5. Dersom databehandlingen er basert på ytterligere legitime interesser IBOX har, kan du kreve at databehandlingen stanses. Protesten vil bli veiet opp mot IBOX`s rettigheter og juridiske forpliktelser ved ytterligere behandling av personopplysninger.
6. I de tilfeller der behandling av personopplysninger baserer seg på ytterligere juridiske interesser IBOX måtte ha til å laste ned slike opplysninger i et digitalt format.
7. Når behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke til å kunne trekke tilbake sistnevnte.

Du kan utøve din rett til å forhindre slik behandling ved å krysse av de relevante boksene på online-skjemaene vi benytter oss av til å samle inn dine personopplysninger.  Du kan også utøve denne rettigheten når som helst ved å kontakte oss på ibox@ibox.no
Der vi har delt dine personopplysninger i samsvar med forholdsreglene i denne Personvernerklæringen, skal vi foreta rimelige tiltak for å informere alle parter som vi har delt opplysningene med, om at opplysningene vil bli slettet.
Våre nettsider kan iblant inneholde lenker til og fra nettsider som tilhører våre partnernettverk, annonsører og tilknyttede selskaper.  Hvis du følger en link til en av disse nettsidene, vennligst merk at disse nettsidene har sine egne personvernerklæringer og at vi godtar ikke ansvar eller forpliktelser for disse erklæringene.  Vennligst sjekk disse retningslinjene før du sender inn noen personopplysninger til disse nettsidene.
GDPR gir deg retten til å få tilgang til opplysninger om deg.  Din rett til tilgang kan utøves i samsvar med Loven.  Enhver forespørsel om tilgang, vil bli behandlet vederlagsfritt.

Endringer i våre retningslinjer for personvern

Enhver endring vi gjør i våre retningslinjer for personvern i fremtiden vil bli varslet til deg.

Spørsmål og klager

Dersom du har noen spørsmål angående dine personopplysninger, vennligst kontakt oss på e-postadresse ibox@ibox.no